Kişisel Veri Politikamız

GİRİŞ

Politikanın Amacı ve Kapsamı :

Kişisel verilerin korunması, HAKSAN HORTUM MAKİNA OTOMOTİV PLASTİK KİMYEVİ MADDELER SAN. TİC. A.Ş. ’nin (“HAKSAN HORTUM” veya “Şirket”) en önemli öncelikleri arasında olup, bu hususta yürürlükte bulunan tüm mevzuata uygun davranmak için azami gayret göstermektedir. İşbu, HAKSAN HORTUM MAKİNA OTOMOTİV PLASTİK KİMYEVİ MADDELER SAN. TİC. A.Ş.  Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”) çerçevesinde Şirketimiz tarafından gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerinin yürütülmesinde benimsenen ilkeler ve Şirketimizin veri işleme faaliyetlerinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (“Kanun”) yer alan düzenlemelere uyumu bakımından benimsenen temel prensipler açıklanmakta ve böylelikle Şirketimiz, kişisel veri sahiplerini bilgilendirerek gerekli şeffaflığı sağlamaktadır. Bu kapsamdaki sorumluluğumuzun tam bilinci ile kişisel verileriniz işbu Politika kapsamında işlenmekte ve korunmaktadır. 
Bu Politikanın temel amacı, Şirketimiz bünyesinde ve şubesinde hukuka uygun bir şekilde yürütülen kişisel veri işleme faaliyetlerinin ve kişisel verilerin korunmasına yönelik sistemlerin açıklanması ve Şirketimiz tarafından işlenen kişisel veriler ile ilgili Kişisel Veri Sahipleri’nin bilgilendirilmesidir. Bu doğrultuda, çalışan adaylarımız, ziyaretçilerimiz, şirket hissedarları; potansiyel müşteri ve tedarikçilerimiz ile üçüncü kişiler başta olmak üzere kişisel verileri şirketimiz tarafından işlenen kişileri bilgilendirilerek şeffaflığı sağlamaktır.
Bu Politika hükümleri, şirket hissedarlarımızın, istihdam ettiğimiz çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, ziyaretçilerimizin, mevcut ve potansiyel müşterilerimizin ve tedarikçilerimizin veya diğer üçüncü kişilerin, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla Şirketimiz ve şubesi bünyesinde işlenen tüm kişisel verileri kapsamaktadır.

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR

 Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması:

Şirketimiz, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerde meydana gelebilecek güvenlik eksikliklerini önlemek için, korunacak verinin niteliğine göre gerekli tedbirlerini almaktadır. Bu kapsamda Şirketimiz, Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) tarafından yayımlanmış olan rehberlere uygun olarak gerekli güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik ve idari tedbirleri almakta, denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır.

Temel İlkeler:

Şirketimiz, yasal uyumluluğun sağlanması amacıyla işlenen kişisel verilerin Anayasa’ya, KVK Kanunu ve ilgili diğer mevzuat uyarınca belirlenen genel ilke ve hükümlere uygun olması gerektiğinin bilincindedir. Bu çerçevede, KVK Kanunu madde 4 kapsamında tüm kişisel veri işleme faaliyetlerinde temel ilkeler her zaman esas alınmaktadır:

  • Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun işleme ilkesi: Şirketimiz, kişisel verilerin işlenmesinde, öngörülen hukuki düzenlemeler kapsamındaki ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir.
  • Doğru ve gerektiğinde güncel olma ilkesi: Şirketimiz, kişisel veri sahiplerinin temel haklarını ve kendi meşru menfaatlerini dikkate alarak işlediği kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamak için gerekli sistemleri kurarak uygulamaktadır.

 

  • Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme ilkesi: Şirketimiz, kişisel veri işleme faaliyetini gerçekleştirmeden önce ve bu esnada, kişisel verileri yasal ve sözleşmesel amaçlar çerçevesinde hukuka uygun ve ortaya net konulmuş, sorguya mahal vermeyen ve yasal amaçlar doğrultusunda işlemektedir.
  • İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma ilkesi: İşlenen kişisel veriler, yasal mevzuat, sözleşme hükümleri ve Şirket politikası tarafından belirlenmiş amaçlar ile ilgili olarak yeterli, yerinde ve gerekli olanla sınırlıdır. Bu temel ilke çerçevesinde Şirketimiz kişisel verilerin işlenmesini minimize etmiştir.

 

  • İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme ilkesi: HAKSAN HORTUM, kişisel verileri işlerken muhafaza edilmesi gereken süreyi Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik madde 9 çerçevesinde tespit etmiştir. Bu doğrultuda, muhafaza sürelerine belirlerken aşağıdaki hususlar dikkate alınmaktadır:
    • HAKSAN HORTUM’ın faaliyet gösterdiği sektörde genel teamül gereği kabul edilen süreler,
    • İlgili veri kategorisinde yer alan kişisel verinin işlenmesini gerekli kılan ve ilgili kişiyle tesis edilen hukuki ilişkinin devam edeceği süre,
    • İlgili veri kategorisinin işlenme amacına bağlı olarak HAKSAN HORTUM’ın elde edeceği meşru menfaatin hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak geçerli olacağı süre,
    • İlgili veri kategorisinin işlenme amacına bağlı olarak saklanmasının yaratacağı risk, maliyet ve sorumlulukların hukuken devam edeceği süre,   
    • Belirlenecek azami sürenin ilgili veri kategorisinin doğru ve gerektiğinde güncel tutulmasına elverişli olup olmadığı,
    • Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğü gereği ilgili veri kategorisinde yer alan kişisel verileri saklamak zorunda olduğu süre,
    • Veri sorumlusu tarafından, ilgili veri kategorisinde yer alan kişisel veriye bağlı bir hakkın ileri sürülmesi için belirlenen zamanaşımı süresi.

Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması :

Kanun ile birtakım kişisel verilere hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle özel önem atfedilmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir. 
Kanunca “özel nitelikli” olarak tanımlanan ve hukuka uygun olarak işlenen özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında hassasiyetle davranılmaktadır. Bu kapsamda, HAKSAN HORTUM tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından özenle uygulanmakta ve HAKSAN HORTUM bünyesinde gerekli denetimler sağlanmaktadır. 

İş Birimlerinin Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Konusunda Farkındalıklarının Arttırılması ve Denetimi

HAKSAN HORTUM, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve kişisel verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için iş birimlerine gerekli eğitimlerin düzenlenmesini sağlamaktadır.
HAKSAN HORTUM çalışanlarının kişisel verilerin korunması konusunda farkındalığının oluşması için gerekli sistemler kurulmakta, konuya ilişkin ihtiyaç duyulması halinde danışmanlar ile çalışmaktadır. Bu doğrultuda Şirketimiz, çalışanlarına kişisel verilerin korunması kanununun uygulanmasına yönelik eğitimler ve seminerler vermekte olup ilgili mevzuatın güncellenmesine paralel olarak eğitimlerini de güncellemekte ve yenilemektedir.

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR

    • Kişisel Verilerin İşlenme Şartları:

Kişisel veri sahibinin açık rıza vermesi haricinde kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabileceği gibi birden fazla şart da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilmektedir:

  • Kişisel veri sahibinin açık rızasının bulunması: Kişisel verilerin işlenme şartlarından biri veri sahibinin açık rızasıdır. Kişisel veri sahibinin açık rızası belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayalı olarak ve özgür iradeyle açıklanmalıdır. 

Aşağıda yer alan kişisel veri işleme şartlarının varlığı durumunda veri sahibinin açık rızasına gerek kalmaksızın kişisel veriler işlenebilecektir. 

  • Kanunlarda açıkça öngörülmesi: Veri sahibinin kişisel verileri, kanunda açıkça öngörülmekte ise diğer bir ifade ile ilgili kanunda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde işbu veri işleme şartının varlığından söz edilebilecektir. 
  • Fiili imkansızlık sebebiyle ilgilinin açık rızasının alınamaması: Fiili imkansızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir. 
  • Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgi olması: Veri sahibinin taraf olduğu bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde işbu şart yerine getirilmiş sayılabilecektir. 
  • Şirketin hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi: Şirketimizin hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir. 
  • Kişisel veri sahibinin kişisel verisini alenileştirmesi: Veri sahibinin, kişisel verisini alenileştirmiş olması halinde ilgili kişisel veriler alenileştirme amacıyla sınırlı olarak işlenebilecektir.
  • Bir hakkın tesisi veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması: Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
  • Şirketimizin meşru menfaati için veri işlemenin zorunlu olması: Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirketimizin meşru menfaatleri için veri işlemesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
    • Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi: Özel nitelikli kişisel veriler Şirketimiz tarafından, işbu Politika’da belirtilen ilkelere uygun olarak ve Kurul’un belirleyeceği yöntemler de dahil olmak üzere gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınarak ve aşağıdaki şartların varlığı halinde işlenmektedir: 
      • Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda açıkça öngörülmesi diğer bir ifade ile ilgili faaliyetin tabi olduğu kanunda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde veri sahibinin açık rızası aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi durumda söz konusu özel nitelikli kişisel verilerin işlenebilmesi için veri sahibinin açık rızası alınacaktır. 
      • Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi durumda söz konusu özel nitelikli kişisel verilerin işlenebilmesi için veri sahibinin açık rızası alınacaktır.

 

  • Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması: HAKSAN HORTUM, Kanun’un 10. maddesine ve Aydınlatma Tebliği’ne uygun olarak, kişisel veri sahiplerini aydınlatmaktadır. Bu kapsamda şirketimiz, kişisel verilerin veri sorumlusu olarak kim tarafından, hangi amaçlarla işlendiği, hangi amaçlarla kimlerle paylaşıldığı, hangi yöntemlerle toplandığı ve hukuki sebebi ve veri sahiplerinin kişisel verilerinin işlenmesi kapsamında sahip olduğu hakları konusunda ilgili kişileri bilgilendirmektedir.

KİŞİSEL VERİ GÜVENLİĞİ

KVK Kanunu madde 12 gereğince Şirketimiz, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek ve kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almak ile yükümlüdür. Bu doğrultuda Şirketimiz imkanları dahilinde, korunacak verinin niteliğine göre gerekli her türlü idari ve teknik tedbirleri almaktadır.

Şirket bünyesinde işlenen her türlü kişisel veri titizlikle ve gizli olarak muhafaza edilmekte ve bu verilere erişim sınırlandırılmıştır. KVK Kanunu madde 5 ve 8 uyarınca hukuka uygun işleme şartları kapsamında yer almayan hiçbir kişisel veri, üçüncü kişiler ile paylaşılmamaktadır.

Şirket, işlenen kişisel verilerin hukuka veya dürüstlük kuralına aykırı yollar ile üçüncü kişiler tarafından elde edilmesi durumunun tespiti halinde bahsi geçen bu durumu mümkün olan en kısa sürede ilgili kişisel veri sahibine ve gerektiğinde KVKK’ya bildirmekle yükümlüdür.

Şirketimiz tarafından işlenen kişisel veri güvenliği ihlali riskini verilerin korunmasına ilişkin ortaya çıkabilecek risklerin gerçekleşme olasılığı ve durumunun tespiti halinde yol açacağı kayıplar doğru bir şekilde belirlenerek buna uygun teknik ve idari tedbirler derhal alınmaktadır. Bu riskler belirlenirken öncelikle kişisel verilerin

  • Özel nitelikli kişisel veri olup olmadığı,
  • Mahiyeti gereği hangi derecede gizlilik seviyesi gerektirdiği ve
  • Güvenlik ihlali halinde ilgili kişi bakımından ortaya çıkabilecek zararın niteliği ve niceliği dikkate alınacaktır.

 

Bu risklerin tanımlanması ve önceliğinin belirlenmesinden sonra, söz konusu risklerin azaltılması ya da ortadan kaldırılmasına yönelik kontrol ve çözüm alternatifleri; maliyet, uygulanabilirlik ve yararlılık ilkeleri doğrultusunda değerlendirilmekte olup gerekli teknik ve idari tedbirler planlanarak uygulamaya konulmaktadır.

Teknik Tedbirler

Şirket tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:

İdari Tedbirler

Şirket tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır:

  • Firma çalışanları, kişisel verilerin korunması hukuku ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi konusunda bilgilendirilmektedir. Bununla beraber, gerektiğinde güncel değişiklikler ve konu ile ilintili şirket içi politikalar hakkında da eğitimler düzenlenmektedir.
  • Firma bünyesinde yürütülmüş ve yürütülmekte olan tüm faaliyetler detaylı olarak tüm departmanlar özelinde analiz edilecek ve bu analiz neticesinde “kişisel veri envanteri” oluşturulmuştur. Departmanların gerçekleştirmiş olduğu ticari faaliyetler özelinde kişisel veri işleme faaliyetleri ortaya konulmuştur.
  • Organizasyon şeması kapsamında, departman bazlı belirlenen KVK Kanunu kapsamında hukuksal uyum gerekliliklerinin sağlanması için ilgili departmanlar özelinde farkındalık yaratılmıştır.
  •  “İzin verilmedikçe her şey yasak.” ilkesi benimsenmiştir. Firma çalışanları, mümkün olduğunca minimum düzeyde kişisel veri talep etme konusunda gerekli çabayı göstermektedir.
  • Uygulama kuralları belirlenmeye başlanmış; bu hususların denetimini ve uygulamanın sürekliliğini sağlamak için gerekli idari tedbirler, şirket-içi politikalar ve bilgilendirmeler yoluyla hayata geçirilmeye başlanmıştır.
  • Kişisel verilere erişim, kişisel verilerin işlenmesi gerekçesine uygun belirlenen çalışanlar ile sınırlandırılmıştır. Çalışanların, görevleri gereği kullanmadıkları kişisel verilere erişim yetkisi kaldırılacaktır.
  • Söz konusu teknik önlemler belirli aralıklar ile Firmamız tarafından belirlenen iç denetim sistemi kurulmasına yönelik çalışmalar devam etmektedir.
  • Çalışanların niteliğinin geliştirilmesine yönelik, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmenin önlenmesi, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerin muhafazasının sağlanması, iletişim teknikleri, teknik bilgi beceri, ilgili diğer mevzuat hakkında eğitimler verilmektedir.
  • Şirket tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin çalışanlara gizlilik sözleşmeleri imzalatılmaktadır.
  • Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara yönelik uygulanacak disiplin prosedürü hazırlanmıştır.
  • Kişisel veri işlemeye başlamadan önce Şirket tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir.
  • Özel nitelikli kişisel veri işleme süreçlerinde yer alan çalışanlara yönelik özel nitelikli kişisel veri güvenliği konusunda eğitimler verilmiş, gizlilik sözleşmeleri yapılmış, verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların yetkileri tanımlanmıştır.
  • Çalışanlara yönelik bilgi güvenliği farkındalık eğitimleri verilmektedir.

KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN BAŞVURU HAKKI VE BU HAKKIN KULLANILMASI

Şirketimiz bünyesinde işlenen kişisel verileri ile ilgili kişisel veri sahipleri veri sorumlusu olan Şirketimize başvurarak KVK Kanunu madde 11 ve Veri Sorumlusu’na Başvuru Tebliğ çerçevesinde öngörülen bazı haklardan yararlanabilecektirler. Bu çerçevede, İlgili Kişiler aşağıdaki haklara sahiptir:

  • Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
  • Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  • Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  • Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  • Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
  • Kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
  • Yapılan işlemlerin ve kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  • Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Veri Sorumlusu’na Başvuru Tebliği’nde yer alan esas ve usuller uyarınca, kişisel veri sahipleri bahsi geçen bu hakları Şirketimizin internet sitesinde https://www.haksanhortum.com.tr/ yer alan “Başvuru Formu” nu doldurularak ve doldurulan bu formun Başvuru Formu’nda belirtilen kanallar üzerinden Şirketimize ulaşmasını sağlayarak bu haklardan yararlanabilecektirler. KVK Kanunu madde 13 ile uyumlu olarak Başvuru Formu’nda öngörülen başvuru usulüne uyulmaması sonucunda, kişisel veri sahipleri tarafından gönderilen başvurular dikkate alınmayacaktır.
Şirketimiz, başvuruda bulunan kişinin başvurusunu aşağıdaki durumlarda reddedebilir:

  • Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.
  • Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
  • Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
  • Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
  • Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
  • Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
  • Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
  • Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.
  • Kişisel veri sahibinin talebinin diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması.
  • Orantısız çaba gerektiren taleplerde bulunulmuş olması.
Talep edilen bilginin kamuya açık bir bilgi olması.

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENDİĞİ ÖZEL DURUMLAR

Güvenlik Kamerası ile İzleme Faaliyetleri:

Şirket tarafından güvenliğin sağlanması amacıyla, Şirket binasındaki koridorlar ve üretim sahası ile sınırlı olmak üzere ve misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik bina ve otopark girişinde tesislerinde güvenlik kamerasıyla izleme faaliyeti gerçekleştirilmektedir. Bu konu ile ilgili bilgilendirme kameraların altında bulunan tabelalarda ve internet sitemizde yer almaktadır.
Şirketimiz güvenlik kamerasıyla izleme faaliyetlerini KVK Kanunu’na ve işbu Politika’da yer alan hükümlere ve temel ilkelere uygun olarak işlemektedir. Şöyle ki:

İşleme Faaliyetinin Amacı:

Şirketimiz, güvenlik kamerası ile izleme faaliyeti esnasında kişisel verileri işlerken KVK Kanunu madde 4 kapsamında öngörülen hukuka ve dürüstlük kurallarına uygunluk, belirli ve meşru amaçlar ile işlenme ile işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde işleme ilkelerine uygun olarak hareket etmektedir.
Fiziksel mekan güvenliğini temin etmek, şirketin üretim ve ticari sırlarının korunmak, şirket verilerinin güvenliğini sağlanmak, veri sahibinin ve diğer kişilerin can ve mal güvenliğini sağlamak ve hem veri sahiplerinin hem de şirketin meşru menfaatlerini korumak gibi amaçlar doğrultusunda veri kayıt sistemine otomatik olarak kaydedilmesi suretiyle HAKSAN HORTUM tarafından kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmektedir.
Güvenlik kamerası kayıt bölgeleri, son derece sınırlı düzeyde olup güvenlik kamerasıyla izleme amacına uygun olarak Şirketimiz tarafından belirlenmiştir. Güvenlik kamerası kayıt bölgeleri; bina ve tesis girişleri, koridorlar, yemekhane, üretim sahası vb. güvenlik riskinin yüksek olduğu bölgeleri ile sınırlıdır. Toplantı odaları, ofisler, tuvaletler ve soyunma odaları güvenlik kamerası kayıt bölgelerinin dışında tutulmaktadır.
Güvenlik kamerası ile izleme faaliyeti; hem Şirket çalışanlarımızın, müşterilerimizin, tedarikçilerimizin ve diğer kişilerin güvenliğinin sağlanması hem de Şirketimizin ticari sırlarının ve müşteri menfaatlerinin korunması açısından son derece gerekli olup bu amaçlar ile sınırlandırılmıştır.
Tüm bu amaçlar doğrultusunda Şirketimizdeki güvenlik kamerası kayıt sistemi, 7 gün 24 saat kayıt halindedir.

Erişime Yetkili Kişiler:

Dijital ortamda muhafaza edilen güvenlik kamerası kayıtlarına erişim ancak Şirketimizin yetkilendirdiği kişiler ile sınırlı olup, bu kişilerin bilgisayarlarından veya monitörlerinden görüntülenmektedir.
Güvenlik kamerası kayıtlarına, Genel Müdür, İnsan Kaynakları Müdürü, Bilgi İşlem Sorumlusu’nun kendisi ve yetkilendirdiği kişilerin erişim yetkisi vardır. Otopark girişindeki güvenlik görevlileri, misafir giriş ve çıkış kontrollerinin sağlanması amacıyla monitörlerden canlı ve anlık olarak takip etmektedir.
Güvenlik kayıtları erişimine yetkili olan sınırlı sayıdaki kişiler iş sözleşmeleri, şirket içi politikalar, güvenlik talimatı ve gizlilik taahhütnameleri ile eriştiği verilerin gizliliğini koruyacağını beyan etmektedir.

Aktarılan Üçüncü Kişiler :

Güvenlik kamerası kayıtları, gerekli hallerde resen veya talep üzerine yalnızca kolluk kuvvetlerine ve ilgili yargı mercileri ile CD ya da harici bellek vasıtasıyla paylaşılmaktadır.

Saklanma Süresi :

HAKSAN HORTUM, kamera kayıtlarını 15 gün süre ile saklı tutmaktadır. Bu kayıtlar, 15 günde 1 üzerine yazdırılması yolu ile otomatik olarak silinmektedir.
8.2. İnternet Ağı Ziyaretçileri: Şirketimiz tarafından, şirket internet ağını kullanmak için, ziyaretçiler tarafından paylaşılan kişisel veriler, ilgilinin açık rızasına dayanarak  şirkete ait misafir internet ağı sistemine kayıt olmak suretiyle otomatik yollarla işlenmektedir.
8.2.1. İşleme Faaliyetinin Amacı: Şirketimiz, internet ağını kullanan ziyaretçilerin kişisel verilerini işlerken KVK Kanunu madde 4 kapsamında öngörülen hukuka ve dürüstlük kurallarına uygunluk, belirli ve meşru amaçlar ile işlenme ile işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde işleme ilkelerine uygun olarak hareket etmektedir.
Şirketin internet ağını kullanmak için, ziyaretçilerin kişisel verilerini,

  • Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi ( Kişi bilgisi ile yapılan işlem arasında ilişki kurularak IP adresi tanımlanması ve loglama işlemleri,
  • Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi
  • Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
  • Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi,       
  • Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi,
  • Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi,

amaçlarıyla sınırlı olarak işlenmektedir.
8.2.2 Erişime Yetkili Kişiler: Dijital ortamda muhafaza edilen internet ağı ziyaretçilerine ilişkin kayıtlara erişim ancak Şirketimizin yetkilendirdiği kişiler ile sınırlı olup, bu kişilerin bilgisayarlarından veya monitörlerinden görüntülenmektedir.
İnternet ağı ziyaretçilerine ilişkin kayıtlara, Bilgi İşlem Tedarikçisinin erişim yetkisi vardır. İnternet ağı ziyaretçilerine ilişkin kayıtların erişimine yetkili olan sınırlı sayıdaki kişiler iş sözleşmeleri, şirket içi politikalar, güvenlik talimatı ve gizlilik taahhütnameleri ile eriştiği verilerin gizliliğini koruyacağını beyan etmektedir.
8.2.3. Aktarılan Üçüncü Kişiler: Bahsi geçen bu kişisel veriler gizli tutulmaktadır. Mevcut durumda sunuculara dışarıdan bir bağlantı yoktur ancak; herhangi teknik bir bilgi teknolojilerine yönelik gerek donanımsal gerekse yazılımsal destek gerektiği durumda dışarıdan destek alındığı hallerde ilgili şirketin erişimi mümkün olabilecektir. Bu erişim, yalnızca sizin misafir internet ağımıza bağlanmanızı sağlamak için söz konusu teknik ya da yazılımsal problemlemin çözümü ile sınırlı olacaktır. Bunların yanında, hukuki uyuşmazlıkların giderilmesi veya ilgili mevzuat gereği ve gerekçe gösterilerek talep edildiğinde adli merciiler ve idari otoriteler ile paylaşılması söz konusu olabilecektir.
8.2.4 Saklanma Süresi: HAKSAN HORTUM, internet ağı ziyaretçilerine ilişkin kayıtları 15 gün süre ile saklı tutmaktadır. Bu kayıtlar, 15 günde 1 üzerine yazdırılması yolu ile otomatik olarak silinmektedir.

VERİ SORUMLULARI SİCİLİNE KAYIT OLMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ

HAKSAN HORTUM, KVKK tarafından belirlenerek ilan edilen 31 Aralık 2019 tarihine kadar Veri Sorumluları Sicili’ne kayıt olacaktır. KVKK tarafından talep edilebilecek ek bilgi ve belgeler haricinde Veri Sorumluları Sicili’ne ibraz edilecek bilgiler gibidir:

  • Veri sorumlusu olarak HAKSAN HORTUM’ in ve varsa temsilcisinin kimlik ve adres bilgileri,
  • Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
  • Veri konusu kişi grubu ve grupları ile bu kişilere ait veri kategorileri hakkındaki açıklamalar,
  • Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları,
  • Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler,
  • Kişisel veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirler,
  • Kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre.

KİŞİSEL VERİLERİN İMHA EDİLMESİ

Şirketimiz, kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili faaliyetin tabi olduğu yasal mevzuatta öngörülen minimum sürelere uygun olarak muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu madde 138; KVK Kanunu madde 7 ve İmha Yönetmeliği uyarınca, hukuka uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde şirketimiz tarafından, kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Bu doğrultuda Şirketimizce kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi esas ve usullerini içerir bir “Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası” hazırlanmıştır.

Bu İmha Politikası doğrultusunda, HAKSAN HORTUM’in ilgili mevzuat hükümleri gereğince kişisel verileri muhafaza etme hak ve/veya yükümlülüğü olan durumlarda İlgili Kişi’nin talebini yerine getirmeme hakkı saklıdır.

İRTİBAT KİŞİSİ

KVK Kanunu kapsamındaki yükümlülükleri ve Şirket bünyesindeki politika ve prosedürlerin takibini sağlamak ile Şirketimizin İlgili Kişiler ve KVKK ile daha iyi bir iletişim kurmasını sağlamak amacıyla bir İrtibat Kişisi atanmıştır.

POLİTİKANIN UYGULANMASI VE YÜRÜRLÜĞÜ

Politika’nın ve İlgili Mevzuatın Uygulanması:

Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda yürürlükte bulunan ilgili kanuni düzenlemeler öncelikle uygulama alanı bulacaktır. Yürürlükte bulunan mevzuat ve Politika arasında uyumsuzluk bulunması durumunda, Şirketimiz yürürlükteki mevzuatın uygulama alanı bulacağını kabul etmektedir. Politika, ilgili mevzuat tarafından ortaya konulan kuralları Şirket uygulamaları kapsamında somutlaştırılarak düzenlemektedir. 

Politika’nın Yürürlüğü:

İşbu Politika yayımlandığı tarih itibariyle yürürlük girmiştir. Politika hükümlerinin tamamının veya bir kısmının değiştirilmesi durumunda Politika’nın yürürlük tarihi güncellenecektir.
İşbu Politika https://www.haksanhortum.com.tr/ adresinde yayımlanır ve kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur.

POLİTİKANIN VE İLGİLİ MEVZUATIN UYGULANMASI

İşbu Politika, KVK Kanunu ve diğer ilgili mevzuat tarafından öngörülen kuralları somutlaştırma amacını taşımakta olup söz konusu amaca hizmet edecek yöntemleri belirleyen ve yol gösterici bir nitelik taşıyan bir düzenlemedir. Bu kapsamda, Şirketimiz bu Politika’yı rehber edinerek gerçekleştirilen veri işleme faaliyetlerini analiz edecek, gerekli tüm aksiyonları belirleyecek ve gerekli her türlü idari ve teknik önlemleri alacaktır. Aksiyonların uygulanmaya başlanması ile birlikte iç denetim sistemi işletilerek işbu Politika’ya uyumluluk sağlanacak ve sağlanan bu uyumluluk korunacaktır. İç denetim uygulamasının yanı sıra, çalışanların farkındalığının sağlanması için çalışmalar yapılacak, Şirketimiz bünyesine yeni dahil olmuş çalışanlar için gerekli uyum süreçleri işletilecek ve Şirketimizin bağlı ortaklıkları ve iş ortakları ile ilişkilerinde gerekli düzenlemeler yapılacaktır.
Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda yürürlükte bulunan kanuni düzenlemeler, Şirket bünyesinde öncelikli olarak uygulanacaktır. Ancak, yürürlükte bulunan mevzuat ile işbu Politika arasında herhangi bir uyumsuzluk veya uyuşmazlık bulunduğu takdirde, Şirketimiz yürürlükteki mevzuatın uygulama alanı bulacağını kabul etmektedir.
İşbu Politika, yürürlükte bulunan ilgili mevzuat tarafından belirlenen kuralların HAKSAN HORTUM uygulamaları çerçevesinde somutlaştırılmış olup Şirketimiz KVK Kanunu kapsamında öngörülen sürelere uygun hareket etmek üzere gerekli sistem ve hazırlıklarını yürütmektedir.

EK: Tanımlar ve Kısaltmalar:

Açık Rıza

Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızadır.

Aydınlatma Tebliği

10 Mart 2018 tarihli ve 30356 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ’dir.

Kişisel Veri

Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir.(ad-soyad, T.C. Kimlik, pasaport, e-posta, adres, doğum tarihi, IBAN no, kredi kartı numarası vb.)

Kişisel Verilerin İşlenmesi

Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade etmektedir.

Kişisel Veri Sahibi/
İlgili Kişi (ler)

Kişisel verisi işlenen gerçek kişileri ifade etmektedir. Bu kişiler, Şirketin ticari ilişki içinde bulunduğu çalışanları, müşterileri, iş ortakları, hissedarları, yetkilileri, potansiyel müşterileri, aday çalışanları, stajyerleri, ziyaretçileri, tedarikçileri, iş birliği içinde çalıştığı kurumların çalışanları, üçüncü kişiler ve burada sayılanlarla sınırlı olmamak üzere diğer kişilerdir.

İmha Yönetmeliği

28 Ekim 2017 tarihli 30224 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan ve 1 Ocak 2018 tarihi itibariyle yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’tir.

KVKK/Kurul

Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nu ifade etmektedir.

KVK Kanunu/Kanun

7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’dur.

Özel Nitelikli Kişisel Veri

Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileridir.

Veri İşleyen

Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen veya verilerin teknik olarak korunması, depolanması ve yedeklenmesinden sorumlu kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde kişisel verileri işleyen kişi gerçek veya tüzel kişiyi ifade etmektedir.

Veri Sorumlusu

Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade etmektedir.

Veri Sorumlusu’na Başvuru Tebliği

10 Mart 2018 tarihli ve 30356 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’i ifade etmektedir.

Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik

30 Aralık 2017 tarihli ve 30286 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan yönetmeliği ifade etmektedir.